Bij vrijwel elke organisatie zijn er momenten van intense drukte afgewisseld met periodes waarin er weinig te doen is, ook wel bekend als “komkommertijd”. Hoewel dit een veelvoorkomend patroon is, zijn deze pieken en dalen verre van ideaal voor de productiviteit van de organisatie. In dit blogartikel bespreken we drie best practices om deze schommelingen te verminderen en de productiviteit te verhogen.
1. Plan je projecten van groot naar klein
Stephen Covey heeft een bekende oefening die het principe van “put first things first” illustreert. Hierbij vul je een pot met grote, middelgrote en kleine stenen. Als je begint met de kleine stenen, passen de grote stenen er vaak niet meer in. Het is dus belangrijk om eerst de grote stenen in de pot te plaatsen, gevolgd door de middelgrote en kleine stenen.
Dit principe geldt ook voor de resource planning. In de praktijk is het het meest effectief om medewerkers zoveel mogelijk op één project tegelijk in te zetten. Wanneer je begint met het toewijzen van kleine taken, blijft er vaak onvoldoende tijd over voor de grote projecten. Dit kan ten koste gaan van de uitvoering en kwaliteit van die projecten.
Als je echter begint met de grote projecten, kun je hierover duidelijke afspraken maken. De middelgrote en kleine taken kunnen vervolgens flexibel worden ingepland, net zoals de kleinere stenen in de pot, zodat alles netjes past. Vermijd harde deadlines voor deze kleinere taken, zodat er ruimte is om te schuiven als er wijzigingen optreden in de planning van de grote projecten.
2. Vermijd multitasking, dit leidt tot verminderde productiviteit
Multitasking, of het tegelijkertijd uitvoeren van meerdere taken, wordt vaak gezien als een manier om efficiënter te werken. Hoewel het lijkt alsof je veel gedaan krijgt, leidt multitasking in werkelijkheid tot verminderde productiviteit.
Dit komt doordat projectmanagers resultaten verwachten van hun projecten. Wanneer medewerkers op meerdere projecten tegelijk zijn ingepland, voelen ze de druk om op al die projecten vooruitgang te boeken. Het gevolg is dat de voortgang van elk project in gevaar komt.
In de praktijk leidt multitasking tot langere doorlooptijden, omdat medewerkers constant moeten schakelen tussen taken, vergelijkbaar met een machine die steeds opnieuw moet worden ingesteld. Dit kost niet alleen tijd, maar zorgt ook voor extra stress en werkdruk.
Door medewerkers ononderbroken aan één taak te laten werken, kunnen ze deze sneller voltooien en zijn ze meer tevreden over hun prestaties, omdat ze de kans krijgen hun werk goed uit te voeren.
3. Verminder afhankelijkheden in de planning
De meeste projecten bestaan uit verschillende activiteitspaden die uiteindelijk samenkomen. Een voorbeeld hiervan is het testen van een eindproduct, dat afhankelijk is van het afronden van alle voorgaande activiteiten. Als één activiteitspad vertraging oploopt, kan de testfase niet starten, wat de voltooiing van het hele project vertraagt.
Bij het opstellen van een capaciteitsplanning is het daarom cruciaal om medewerkers over verschillende activiteitspaden te verdelen. Op deze manier voorkom je dat ze stil komen te zitten bij vertragingen.
Een effectieve methode om afhankelijkheden te verminderen, is het gebruik van SCRUM. Hierbij worden deliverables opgedeeld in bruikbare onderdelen die in sprints van 1–2 weken worden voltooid. Hoewel niet elk deelresultaat direct wordt ingezet, is het in ieder geval klaar voor latere assemblage. Ondertussen kunnen medewerkers doorwerken aan de volgende sprint, waardoor ze zelden zonder werk zitten.
Pro-tip: Bewaar administratieve taken zoveel mogelijk en plan deze in wanneer medewerkers door onverwachte vertragingen tijdelijk niet verder kunnen met hun hoofdactiviteiten.
Conclusie
Organisaties ervaren vaak pieken en dalen in werkdruk, wat de productiviteit belemmert. Om dit te verbeteren dien je projecten te plannen van groot naar klein, multitasking te vermijden en afhankelijkheden te verminderen door medewerkers op verschillende paden te laten werken en SCRUM te gebruiken. Flexibele planning en goede taakverdeling zijn hierbij cruciaal.
